In het systeem Inventory kunnen fotos eenvoudig geadministreerd worden. Voor elke foto kan de omschrijving ingevoerd worden, alsmede eigenschappen die helpen bij het organiseren in de database. Zodoende is het eenvoudig om met zoekopdrachten op keywords de gewenste resultaten terug te krijgen.  De fotodatabase kan lokaal of online staan, en is alleen toegankelijk via een password.

Een publicatie van de fotodatabase kan gemaakt worden om zodoende iedereen toegang te geven tot de foto's. Het publicatie proces creeert thumbs (klein voorbeeld) van elke foto, en verkleind en converteert elke foto automatisch naar een in te stellen standaard (TIF, BMP etc wordt automatisch naar JPG geconverteerd). Tevens wordt een logo geplaatst over de foto. Zodoende is de foto niet bruikbaar zelfs als deze gecopieerd wordt vanaf het internet. De klant kan zoeken via het internet op elk woord, en resultaten tonen de thumbs die logisch getoond worden (eerst horizontaal, en dan verticaal geplaatste fotos). Als een thumbs aangeklikt wordt, wordt de verkleinde foto getoond, met additionele details zoals in welk origineel formaat de foto tevens beschikbaar is.

Op deze wijze is het mogelijk om high quality fotos te blijven beheren in de foto database, en in een publicatie toch enkel verkleinde versies te tonen.